Wezwanie do zapłaty i nota obciążeniowa

Wezwanie do zapłaty i nota obciążeniowa

Szanowni Państwo,

Jak pokazują wszystkie wskaźniki, jesteśmy na początku rozwijającego się kryzysu. Postanowiłem przygotować serię materiałów, jakie przedsiębiorca posiada w swoich rękach. Narzędzia te mogą wpłynąć na poprawę cash flow oraz zabezpieczyć Państwa przedsiębiorstwo przed nierzetelnymi i niesolidnymi kontrahentami.

Proszę też pamiętać, że zgodnie z zasadą współmierności płacimy podatki w momencie, kiedy usługa zostanie wykonana lub towar dostarczony, a faktura wystawiona. Co do zasady: nie liczy się moment zapłaty. W związku z czym wykonywanie usług i wystawienie faktur z terminem płatności niesie za sobą stosunkowo duże ryzyko.

Jeżeli już faktury zostały wystawione, a nasz kontrahent unika płatności, zmuszeni jesteśmy wezwać go do zapłaty. Dodatkowym motywatorem do uregulowania zobowiązania może być nota obciążeniowa w wysokości 40 EUR, która nam jako wierzycielom się należy.

Ale jak to zrobić prawidłowo?

Jak przygotować wezwanie do zapłaty oraz notę obciążeniową krok po kroku

Krok 1

Upewnij się, że upłynął już termin płatności faktury. Udokumentuj upływ terminu przedstawiając numer nadania przesyłki lub potwierdzenie odbioru faktury przez dłużnika.

Wskazówka: Jeśli zgodnie z warunkami zlecenia termin płatności wynosi 45 dni od dnia doręczenia faktury, należy ustalić datę doręczenia (zgodnie z potwierdzeniem nadania lub odbioru) i od tej daty wyliczyć termin 45 dni.

Krok 2

Przygotuj wezwanie do zapłaty. Podaje wszystkie informacje, które są wymienione we wzorze. 

Krok 3

Wystaw Notę Obciążeniową zgodnie ze wzorem. Nota obciążeniowa na kwotę 40/70/100 euro musi zostać przeliczona na złotówki według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenia pieniężne stało się wymagane.  Wszystkie kursy są dostępne na stronie NBP: https://www.nbp.pl/home.aspx?c=/ascx/archa.ascx.

Wskazówka: Dla FV z terminem płatności np. na dzień 10-12-2019 będzie to kurs z dnia 29-11-2019.

Wskazówka: Kwota rekompensaty 40 EUR przysługuje, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych, kwota 70 EUR, gdy wartość ta wynosi powyżej 5000 zł, ale jest niższa niż 50000 zł, a kwota 100 EUR, gdy wartość zobowiązania to co najmniej 50000 zł.

Krok 4

Wyślij za potwierdzeniem odbioru wezwanie oraz notę obciążeniową, dodatkowo zawsze warto załączyć kopię faktury oraz dokumenty potwierdzające wykonanie usługi.

Jeżeli kontrahent zostanie niewzruszony, pozostaje już zlecenie windykacji i/lub złożenie dokumentów do Sądu. 

PODSTAWA PRAWNA:

USTAWA z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2013 poz. 403) art. 10 ust. 1 i ust. 2:

Wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, o których mowa w art. 7 ust. 1 lub art. 8 ust. 1, przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty:

  1. 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych;

  2. 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych,

ale niższa niż 50 000 złotych;

  1. 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Równowartość kwoty rekompensaty, o której mowa w ust. 1, jest ustalana przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Autor Paweł Prostak

Do pobrania:

Wezwanie do zapłaty – wzór (doc)
Wezwanie do zapłaty – wzór (pdf)
Nota obciążeniowa – wzór (doc)
Nota obciążeniowa – wzór (pdf)