Rok 2022 stawia wiele nowych wyzwań zarówno przed nami jako księgowymi jak i przed Tobą przedsiębiorcą.  Dodatkowo zostały zapowiedziane zmiany, jakie pojawią się w 2023 roku.  Niosą one dla nas dużo nowych obowiązków, a ten rok może być dla nas poligonem doświadczalnym, aby w prawidłowy sposób przygotować się do zmian, które mają się pojawić w przyszłości. W związku z czym w poniższym wpisie pokaże Ci, jak powinny być przygotowane dokumenty, które do nas przekazujesz.

Terminy na przekazywanie dokumentów

Zgodnie z naszą umową w zakresie usług rachunkowych, zobowiązujesz się do przekazywania do nas wszystkich dokumentów do siódmego dnia po zakończonym miesiącu (a w 2023 do 5 dnia po zakończonym miesiącu). Zachowanie przez Ciebie oraz twoją firmę tego terminu daje nam możliwość wywiązania się z obowiązku naliczenia podatków dochodowych oraz złożenia w odpowiednim terminie deklaracji VAT, a w przyszłości JPK_KPIR i JPK_KH, który będziemy przesyłać do US do 20-go dnia po miesiącu, którego JPK będzie dotyczył.

Główną sankcją, z jaką będą się borykały osoby przekraczające terminy dostarczenia dokumentów, będzie rozliczanie miesięcy bez dokumentów, które będą do nas wpływały po terminie i uwzględnianie ich dopiero w rozliczeniu za kolejny okres. Takie rozwiązanie będzie skutkowało opłacaniem przez Państwa zaliczek w wyższej kwocie niż kwota, która uwzględniałaby wszystkie dokumenty kosztowe dostarczone na czas.

Dodatkowo w naszej umowie znajdują się zapisy mówiące o karze w wysokości 20% od abonamentu podstawowego, za przekroczenie tych terminów. W całej historii naszej firmy nigdy nikogo nie zastosowaliśmy takiej kary, bo nie o to chodzi, aby kogokolwiek karać. Przekroczenie przez Ciebie wskazanych terminów skutkuje tym, że zarówno ja, jak i moi pracownicy przed dniem 20-25 każdego miesiąca spędzamy w pracy po 12-14 godzin, a często miesiąc zamykamy 25-tego dnia miesiąca o godzinie 23:58, aby sprawdzić i przesłać wszystkie deklaracje. Ustawodawca skraca nam ten okres o 5 dni, dlatego nasza praca musi być rozłożona na 5 dni wcześniej.

Czym jest komplet dokumentów?

W zależności od tego, w jakiej formie prowadzona jest Twoja księgowość, będziemy potrzebować różnych dokumentów. W tabeli poniżej przygotowałem dla Ciebie Check listę dokumentów, które są nam niezbędne, aby rozliczać Twoja firmę terminowo.

 

Ryczałt
Dokumenty Obligatoryjne	Dokumenty Dodatkowe
– ewidencja sprzedaży, – wydruki z kasy fiskalnej (dobowe z całego miesiąca i raport miesięczny- nawet gdy jest pusty), – faktury sprzedażowe, – potwierdzenie zapłaty składek ZUS, – potwierdzenie zapłaty podatków,
Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów
Dokumenty Obligatoryjne	Dokumenty Dodatkowe
– faktury sprzedażowe, – faktury zakupowe ( z opisami czego faktura dotyczy), – potwierdzenia zapłaty za faktury zakupowe, jeżeli zawierają formę zapłaty przelew, – potwierdzenie zapłaty składek ZUS, – potwierdzenie zapłaty podatków,	– potwierdzenie zapłaty za faktury zakupowe może być zastąpione wyciągiem bankowym, z którego płatności zostały uregulowane, – harmonogramy kredytów, których koszty mają być ujęte w KPIR, – umowy leasingowe, – dowody rejestracyjne samochodów, które są użytkowane w firmie, – umowy, na podstawie których użytkujemy samochody oraz inne aktywa w firmie, – umowy dotyczące dotacji, dofinansowań, subwencji itp.
Pełne Księgi handlowe
Dokumenty Obligatoryjne	Dokumenty Dodatkowe
– faktury sprzedażowe, – faktury zakupowe (z opisami czego faktura dotyczy), – wyciągi bankowe, – wszystkie potwierdzenia „kasa przyjęła” i „kasa wydała”(KP, KW) – dokumenty magazynowe PZ i WZ lub inwentaryzację na koniec każdego miesiąca	– harmonogramy kredytów zawartych przez spółkę, – umowy leasingowe, – dowody rejestracyjne samochodów, które są użytkowane w spółce, – umowy, na podstawie których użytkujemy samochody oraz inne aktywa w firmie, – umowy dotyczące dotacji, dofinansowań, subwencji itp. – deklaracje oraz inne dokumenty, na podstawie których spółka ponosi koszty takie jak: deklaracje od nieruchomości, samochodów ciężarowych, opłaty za korzystanie ze środowiska, zaiks, rejestracja samochodu itp. – kompensaty i inne porozumienia, które dotyczą wzajemnych rozliczeń

 

Jakość dostarczanych dokumentów

Aby poprawić jakość naszej pracy oraz zmniejszyć Twoje zaangażowanie na etapie odpowiadania nam na braki, zapytania z naszej stronie, pamiętaj o tym, aby:

• Sprawdzić czy na fakturach kosztowych związanych z samochodem mamy numery rejestracyjne samochodu, którego zakupy dotyczą – pamiętaj, że różne samochody są rozliczane zarówno w VAT jak i w PIT w inny sposób i my musimy wiedzieć, jakiego samochodu dotyczą koszty,
• Opisz nam faktury zakupowe – nie chodzi tutaj o opis na fakturze z t-mobile, że to za telefon. Interesuje nas bardziej opis, który potwierdzi nam, że koszt faktury przekłada się bezpośrednio na Twoje przychody lub je zabezpiecza,
• Oznacz faktury związane z zakupem towaru jako „Towar” lub wystaw z systemu magazynowego dokument PZ i zepnij nam je razem, abyśmy nie mieli wątpliwości, że jest to Twój towar,
• Jeśli prowadzisz sprzedaż na kasie fiskalnej, a klienci przy wpłatach używają różnego rodzaju systemów transakcyjnych podepnij nam raporty tego systemu. Pamiętają, że my w każdym miesiącu musimy sprawdzić, czy suma wpłat na Twoje konto pokrywa się z wystawionymi dokumentami sprzedaży. Sprawdzamy, czy nie „zapomniałeś” nabić paragonu, a wbrew pozorom nie jest to łatwe zajęcie przy założeniu, że wpłaty dostajesz do kasy, na rachunek bankowy i np. paypal, a wpłaty z jednego miesiąca pojawiają się na rachunkach bankowych w innych miesiącach.
• Jeśli prowadzisz sprzedaż na kasie fiskalnej, a dodatkowo wystawiasz faktury do paragonów – koniecznie prześlij nam faktury z podpiętymi do niech paragonami. Jest nam to potrzebne, ponieważ faktury wystawione do paragonów księguje się i raportuje do urzędu w zupełnie inny sposób. Bez tej informacji może się zdarzyć, że z powodu błędnie zakwalifikowanej przez nas faktury, będziesz musiał od niej zapłacić podatki w podwójnej wysokości.
• Sprawdź, czy przekazałeś nam wszystkie dokumenty, które znajdują się na wyciągach bankowych, a transakcje szczegółowe dodatkowo nam opisz. Szczególnie duże znaczenie ma to przy pełnej księgowości. My każdą operację z wyciągu bankowego musimy rozksięgować z dokumentami, które od Ciebie dostajemy i zgodnie z przepisami nie możemy nic pominąć.

Ważne jest też, abyś uczył się na własnych błędach i ich nie popełniał z uporem maniaka. Jak pokazuje nasze doświadczenie niestety u tych samych klientów pojawiają się takie same błędy co miesiąc. Jeśli liczysz, że my nie wyłapiemy Twoich błędów i nie będziesz się z nami musiał „użerać”, to staramy się, aby tak się nie stało. Pamiętaj, że wtedy działasz przeciwko sobie, a nam w końcu płacisz za to, abyśmy przestrzegali Cię przed błędami, które znajdzie Urząd Skarbowy w razie kontroli.  Pamiętaj też, że czym bardziej my jesteśmy „upierdliwi”, tym bardziej dbamy o Twoje interesy.

Jak przekazać nam dokumenty

Dokumenty możesz przekazywać nam w sposób, jaki jest dla Ciebie najwygodniejszy:

– faktury@finsea.eu lub na adres swojego opiekuna

– www.skanuj.to – możesz na bieżąco wskanować dokumenty swojej firmy, będziesz mieć pewność, że wszystkie faktury zostały przez nas przetworzone, a w razie gdy będziesz ich potrzebował możesz w każdej chwili do nich wrócić. Dodatkowo system pozwoli Ci panować nad płatnościami, prowadzić kasę itp.

– poczta polska lub kurier

– skrzynka pocztowa – dla Twojej wygody przed naszym biurem znajduje się skrzynka pocztowa, w której możesz umieścić dokumenty.

Szczególną uwagę zwróć na portal www.skanuj.to, który możesz wykorzystywać na bieżąco do wskanowani dokumentów lub zwyczajnie umieszczania ich w skanuj.to.  Zachęcam Cię do sprawdzenia jakie to łatwe. Wtedy na bieżąco będziesz mógł wrzucać dokumenty do systemu od razu po ich otrzymaniu.

JPK, GTU, system e-faktur, polski ład

Wszystkie zmiany, o których Cię informujemy pokazują wyraźnie, że nie ma odwrotu od elektronicznej obsługi dokumentów finansowych Twojej firmy. Wszystko idzie w kierunku takim, jak zachowują się duże koncerny i korporacje, gdzie zwyczajnie wykorzystywany jest elektroniczny obieg dokumentów i od tego niestety nie uciekniemy.

Czym lepsze jakościowo dostajemy od Ciebie dokumenty, tym szybciej jesteśmy w stanie obsłużyć Twoją firmę i przekazać Ci wyniki finansowe. A im szybciej to się dzieje, tym zwyczajnie możemy być tańsi, dlatego tak ważne jest zrozumienie całego procesu i upraszczanie go na każdym etapie.

Zapraszam Cię do zapoznania się z pozostałymi naszymi wpisami.