Klienci naszego biura informowani są o wysokości składek ZUS i US za pomocą naszego Panelu Klientka „Daj Fakturkę”. Jednak często dopytują o to, w jaki sposób opłacać składki ZUS i podatki. W poniższym wpisie przedstawię Ci podstawowe zasady ich opłacania. Mam nadzieję, że i Tobie poniższy wpis się przyda, zaoszczędzi Twój cenny czas oraz uchroni Cię przed ewentualnymi błędami.
Indywidualny nr rachunku bankowego
Podatki oraz składki ZUS podatnicy opłacają na indywidualne numery rachunków bankowych. O nadaniu mikrorachunku ZUS poinformuje Cię listem, który po zarejestrowaniu podmiotu jako płatnika zostanie przysłany na adres korespondencyjny. Mikrorachunek w Urzędzie Skarbowym należy wygenerować samodzielnie. Jeśli do tej chwili tego nie zrobiłeś, skorzystaj z Generatora Mikrorachunku ZUS oraz Generatora Mikrorachunku US. Generatory mikrorachunków znajdują się również w systemach bankowych, które w znaczny sposób ułatwią i przyśpieszą dokonywanie przelewów. Jeśli przelewów dokonujesz za pomocą Poczty Polskiej, środki również musisz wpłacać na Twoje indywidualne mikrorachunki.
Terminy zapłaty składek ZUS
Terminy zapłaty składek zależną są od rodzaju przedsiębiorstwa, jakie prowadzisz. Jeśli jesteś jednoosobową działalnością gospodarczą, która nie zatrudnia pracowników, termin, w jakim musisz dokonać płatności to 10 dzień każdego miesiąca. Jeśli termin ten wypada w weekend albo święto, zostaje przesunięty na pierwszy dzień roboczy po tych dniach.
Dla firm, które zatrudniają pracowników, bez czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka osobowa czy spółka prawa handlowego, termin zapłaty składek ZUS to 15 dzień każdego miesiąca. Jeśli termin ten wypada w weekend albo święto, zostaje przesunięty na pierwszy dzień roboczy po tych dniach.
Osobny termin – do 5 dnia miesiąca obowiązuje jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe. Zakładam, że osoby prowadzące takie zakłady raczej nie będą czytelnikami tego tekstu, więc pozwolę sobie je ominąć.
Powyższe terminy obowiązują również jako terminy składania deklaracji ZUS przez podmioty gospodarcze, które zarejestrowane są jako płatnicy składek ZUS. Kwestia przygotowania oraz przesłania deklaracji jest raczej obowiązkiem księgowej.
Terminy zapłaty podatków
Opłacanie podatków i zaliczek na podatki w znaczny sposób różni się od opłacania składek ZUS. Co do zasady podatki opłacamy do tego samego dnia, do którego podatnik musi złożyć w US deklarację podatkową. Zaliczki na podatki dochodowe opłaca się do 20 dnia miesiąca po miesiącu, w którym osiągnięto dochód. Jeśli termin ten wypada w weekend albo święto, zostaje przesunięty na pierwszy dzień roboczy po tych dniach. Do podatków dochodowych zaliczamy miedzy innymi: PIT/4R, PIT/8AR, PIT/5 i PIT/5L, CIT (CIT/2).
Jeśli jesteś podatnikiem VAT do 25 dnia miesiąca musisz opłacić podatek VAT zgodnie ze złożoną deklaracją. Jeśli rozliczasz się kwartalnie termin ten to 25 dzień miesiąca po kwartale, którego podatek dotyczy:
– 1 kwartał – termin to 25 kwietnia
– 2 kwartał – termin to 25 lipca
– 3 kwartał – termin to 25 października
– 4 kwartał – termin to 25 stycznia
Wysokość podatków i składek ZUS
Wpis ten nie dotyczy zasad obliczania podatków czy naliczania składek ZUS. Jeśli jesteś zainteresowany tym tematem, zapraszam Cię do zapoznania się z wpisami dotyczącymi tych zagadnień. W tym miejscu skupię się tylko na kwestiach technicznych. Nasze biuro informuje klientów o wysokościach podatków za pomocą e-mail oraz umieszczając je w panelu klienta, w związku z czym nasi klienci mają większą kontrolę nad tym, co dzieje się w ich firmie. Staramy się też przesłać klientom wyniki najszybciej jak to możliwe, aby mieli szansę przygotować się na nadchodzące przelewy. Informacje, jakie przekazujemy każdego miesiąca w wypadku podatków dochodowych to:
– Przychód
– Koszty
– Dochód/ Strata
– Zaliczka na PIT/ CIT
– Podatek VAT do zapłaty lub przeniesienia na następny okres.
Jak wykonać przelew?
Jeśli znasz już numer rachunku, wiesz do kiedy musisz zrobić przelew oraz znasz jego kwotę, w tym miejscu wytłumaczę Ci, w jakiś sposób zrobić to technicznie.
W pierwszej kolejności po zalogowaniu się do bankowości elektronicznej swojego banku wybierasz rodzaj przelewu, do wyboru masz przelew podatkowy i przelew ZUS. Jeśli wykonujesz przelew tego typu, a na twoim rachunku VAT znajdują się jakieś środki, zostaną one przelane do wysokości przelewu lub wysokości salda na rachunek główny, a następnie na rachunek ZUS/US. Dzieje się to automatycznie i w ogóle nie zawracaj sobie tym głowy.
Jeśli wykonujesz przelew do ZUS, po wpisaniu kwoty jest on gotowy do wysłania. Nie musisz wypełniać żadnych innych danych.
Jeśli wykonujesz przelew do US, w pierwszej kolejności musisz wybrać rodzaj podatku, który chcesz opłacić. Twój bank do wyboru podstawi Ci oznaczenia deklaracji m.in. VAT/7M, VAT/7K, PIT/4, PIT/5, PIT/5L, PIT/8AR, PIT/8C. Następnie wybierasz okres, jakiego dotyczy zapłata: miesiąc, kwartał, rok. Niektóre aplikacje bankowe wymagają dodatkowo wpisania numeru formularza, jeśli nie otrzymałeś takiej informacji od księgowej, wpisz 01.
Tak wypełniony przelew na pewno będzie przelewem poprawnym, który zarówno ZUS jak i US prawidłowo zidentyfikują.
Pamiętaj, aby po dokonaniu zapłaty wydrukować potwierdzenie zapłaty wszystkich składek i wszystkich podatków lub wyciąg bankowy i przekazać je swojej księgowej.
Konsekwencje niezapłacenia podatku i składek ZUS.
Ustawy jasno wskazują, że podatnicy i płatnicy składek mają obowiązek we wskazanych terminach obliczyć zaliczki i wysokość składek oraz przekazać je na rachunki instytucji. Ale co jeśli zapomnieliśmy, nie mieliśmy pieniędzy lub inne wypadki losowe stanęły na przeszkodzie, aby wywiązać się z obowiązków?
Zacznijmy od składek ZUS. Są one w większej części pobierane przez płatnika od pracowników i przekazywane do ZUS. Więc bardzo uogólniając, brak zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne, które potrącasz pracownikom z ich pensji, urzędy oraz PIP traktują jak przywłaszczenie. Na etapie kontroli może być to wykazane jako duże uchybienie pracodawcy, a częste i notoryczne opóźnienia mogą wiązać się z dodatkowymi konsekwencjami, nie tylko odsetkami karnymi. Pamiętaj też, że ZUS w skali każdego miesiąca dokładnie wie, jaką kwotę powinieneś opłacić.
Podobnie wygląda sprawa podatku dochodowego pobieranego w formie zaliczek od twoich pracowników (PIT/4R). Nie są to Twoje pieniądze, więc absolutnie nie powinieneś dopuszczać do opóźnień w tej kwestii.
Jeśli chodzi o Twoje zaliczki na podatek dochodowy (PIT/5, PIT/5L czy CIT/2) są to zaliczki, których wielkość Urząd Skarbowy poznaje dopiero po zakończeniu roku podatkowego poprzez złożoną przez podatnika deklarację roczną. Urząd Skarbowy w skali roku może dokonać czynności sprawdzających, aby potwierdzić powód, z którego wynika ich brak. W tej kwestii opłacenie zaliczek wraz z odsetkami załatwia sprawę.
W wypadku podatku VAT wszystkie urzędy skarbowe działają bardzo szybko. Jeśli nie zapłacisz podatku w wyznaczonym terminie, to w około 14 dni od niego otrzymasz wezwanie z US. Niezastosowanie się do w. w. wezwania skutkuje zajęciem kont bankowych.
Jeśli otrzymałeś wezwanie, a wiesz, że z jakiejś przyczyny nie jesteś w stanie dochować terminów w nim określonych, zachęcam Cię do kontaktu z osobą wymienioną w wezwaniu, przedstawieniu jej Twojej sytuacji oraz umówienie się na inne terminy. Niezmiernie ważna jest w tym miejscu Twoja dojrzałość i konsekwentne działanie, gdyż złamanie słowa danego urzędnikowi może skutkować tym, że w przyszłości będzie Ci ciężko ustalić nowe terminy oraz odsunąć od siebie negatywne skutki niepłacenia podatków na czas. Urzędnik też człowiek.
Płatnikami składek ZUS i podatków ogólnie rzecz biorąc są przedsiębiorstwa. Składki ZUS i podatki opłacane są przez przedsiębiorstwa a nie pracowników.
Jakie błędy popełniają inni?
Zapłacenie składek lub podatków na nie swój rachunek – Jeśli dokonujesz płatności w imieniu kilku płatników, np. swoim własnym i spółki z o. o. lub swoim i swojego partnera, szczególną uwagę trzeba zwrócić na mikrorachunki, na które dokonuje się płatności. Może okazać się, że na jednym z rachunków jest nadpłata, a na drugim trzeba doliczyć odsetki i liczyć się z negatywnymi skutkami nieopłacania należnych danin.
Błędne oznaczanie wpłat – ten rodzaj błędu ma większe znaczenie z perspektywy podatków niż składek ZUS. Mimo Twojej wpłaty system może nie zidentyfikować lub błędnie zaksięgować Twoją wpłatę. W związku z czym Urzędy Skarbowe będą prowadzić windykację, naliczać odsetki oraz w razie braku Twojej reakcji na upomnienia, zajmą konta firmowe.
Nie ignoruj wezwań – Pamiętaj, że w US również pracują ludzie i jeśli dostałeś wezwanie niezwłocznie skontaktuj się z urzędem. Przedstaw, jaka jest Twoja sytuacja i spróbuj ustalić nowe terminy. Zdecydowanie lepsze to niż unikanie kontaktu i czekanie na tytułu egzekucyjne.
Sumowanie zaliczek w ramach jednego przelewu – jeżeli do zapłaty masz kilka zaliczek na różne tytuły, nie powinieneś ich łączyć w jeden przelew. Każda z zaliczek powinna być osobno oznaczona zgodnie ze wskazówkami przedstawionymi w powyższej treści.
Liczę, że powyższe wyjaśnienia będą przydatne dla Ciebie i unikniesz dzięki nim problemów. Zapraszam Cię również do zapoznania się z wpisami dotyczącymi preferencyjnych składek ZUS oraz uldze na start dla młodego przedsiębiorcy.
autor: Paweł Prostak
